Ya tienes clara la estructura de un email: saludo, introducción, mensaje principal, cierre y despedida. Ahora llega la parte que suele llevar más tiempo: encontrar las palabras adecuadas para cada situación.

La solución no es aprender un email de memoria. Es mucho más útil tener un pequeño repertorio de expresiones que puedas combinar según lo que necesites hacer: escribir a un amigo, pedir información a un hotel, confirmar una reserva, disculparte o dar las gracias.

Vamos a construir ese repertorio con frases sencillas y reutilizables para un nivel A2.

1. Saludar: no todo es Dear Sir or Madam

El saludo depende de a quién escribes y de la relación que tienes con esa persona. Si conoces al destinatario y tienes cierta confianza, puedes empezar con Hi Sarah, o Hello Tom. Si quieres mantener un tono algo más formal, puedes utilizar Dear Sarah, Dear Mr Smith o Dear Ms Brown.

¿Y si escribes a una empresa y no sabes quién leerá el mensaje? Dear Sir or Madam sigue siendo una opción correcta, pero no es la única. En muchos emails cotidianos puedes utilizar simplemente Hello, o dirigirte al equipo correspondiente si sabes quién recibirá el mensaje: Dear Customer Service Team o Dear Admissions Team, por ejemplo.

Consejo: si conoces el nombre de la persona, úsalo. Un sencillo Dear Sarah suele resultar más natural que recurrir automáticamente a Dear Sir or Madam.

2. Explicar por qué escribes

Esta es una de las partes más útiles para aprender como bloque. Solo tienes que elegir una estructura y completar la información.

Por ejemplo: I am writing to ask about your English courses o I would like some information about your rooms in July. Con cuatro o cinco estructuras de este tipo puedes empezar muchísimos emails diferentes.

3. Pedir información o pedir algo

Para preguntas directas puedes utilizar estructuras que ya conoces: How much does it cost?, What time does it start? o Where is the hotel?. Pero cuando quieres pedir algo a otra persona, conviene prestar atención al tono.

Can you send me the photos? funciona perfectamente con un amigo. En un contexto más formal, Could you send me the price list, please? resulta más adecuado.

Otras estructuras muy útiles:

No necesitas complicarlo más. Could you tell me what time the course starts? es educado, claro y perfectamente útil en una situación real.

4. Dar información, aceptar o rechazar

Los emails no siempre sirven para preguntar. También tendrás que responder. Para dar información puedes utilizar Just to let you know… o Here are the details…. Para confirmar algo, That's fine for me o Yes, that works for me son opciones naturales.

Si no puedes aceptar una propuesta, no hace falta escribir simplemente No. Puedes suavizarlo con I'm sorry, but I can't…: I'm sorry, but I can't come on Friday. También puedes ofrecer una alternativa: Can we meet on Saturday instead?

5. Dar las gracias y disculparte

Dos funciones básicas que aparecen constantemente en emails y mensajes son agradecer y disculparse.

Recuerda que thank you suele resultar algo más neutro o formal que thanks, mientras que sorry funciona perfectamente en mensajes informales. No necesitas buscar expresiones más sofisticadas si estas transmiten exactamente lo que quieres decir.

6. Terminar y despedirte

Antes de escribir tu nombre, añade una frase que cierre el mensaje. En un email informal puedes utilizar Let me know!, Write soon!, Hope to see you soon o See you soon!.

Si esperas una respuesta en un contexto más formal, I look forward to hearing from you es una de las expresiones más útiles que puedes aprender. También puedes cerrar con Thank you for your help.

Después llega la despedida: Best wishes o Take care para un tono informal; Kind regards o Best regards para un tono más formal.

Un truco: aprende funciones, no listas

En lugar de memorizar veinte frases seguidas, organiza el vocabulario según lo que necesitas hacer: saludar → explicar el motivo → pedir o dar información → agradecer → cerrar. Así, cuando escribas un email, podrás elegir un bloque para cada función y construir tu mensaje.

Por ejemplo: Dear Sir or Madam, + I am writing to ask about… + Could you tell me…? + Thank you for your help. + Kind regards. Ya tienes el esqueleto de un email formal sencillo sin traducir desde el español.

En resumen

Para escribir bien a nivel A2 no necesitas vocabulario complicado. Necesitas expresiones sencillas que sepas utilizar en el momento adecuado y mantener un tono coherente de principio a fin.

Guarda especialmente las estructuras que puedas reutilizar. Cuantas más veces escribas I am writing to…, Could you…? o I look forward to hearing from you, menos tendrás que pensar en cómo construirlas y más fácil te resultará concentrarte en lo que realmente quieres comunicar.

En la guía descargable de esta serie encontrarás estas y otras expresiones organizadas por función, junto con modelos y ejemplos para practicar cómo combinarlas.

Happy writing!

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